ERP 더존 회계 프로그램을 사용해 매일같이 전표를 입력하고, 부가세 신고부터 연말정산까지 처리하느라 정말 바쁘시죠? 그런데 만약 한순간의 실수나 예기치 못한 컴퓨터 오류로 그 모든 데이터가 사라진다면 어떨까요? 상상만 해도 아찔한 상황입니다. 수많은 기업의 회계 담당자들이 바로 이 문제로 골머리를 앓고 있으며, 실제로 데이터 유실로 인해 막대한 피해를 보는 경우가 종종 발생합니다. 바로 어제까지 완벽하게 정리했던 장부 관리가 한순간에 물거품이 될 수 있다는 불안감, 당신만의 이야기는 아닐 겁니다.
ERP 데이터 관리 핵심 3줄 요약
- 첫째, 정기적인 수동 백업을 통해 외부 저장 장치에 데이터를 별도로 보관하여 물리적인 안전을 확보합니다.
- 둘째, 위하고(Wehago)와 같은 클라우드 ERP를 활용하여 데이터 백업을 자동화하고 보안을 강화합니다.
- 셋째, 데이터 복구 절차를 미리 숙지하고 정기적으로 백업 파일의 유효성을 테스트하여 만일의 사태에 대비합니다.
데이터 백업, 선택이 아닌 필수인 이유
ERP 더존 회계 프로그램은 단순한 회계 장부를 넘어 기업의 모든 자원 흐름을 관리하는 핵심 시스템입니다. 재무 관리, 인사 관리, 급여 관리는 물론 생산 관리와 물류 관리에 이르기까지, 기업 경영의 모든 정보가 이 안에 담겨 있습니다. 만약 이 데이터가 손상되거나 유실된다면, 단순히 장부 정리를 다시 하는 수준의 문제가 아닙니다. 법인세 신고, 종합소득세 신고 등 중요한 세무 신고 업무에 차질이 생기고, 회계 감사나 내부통제 과정에서 심각한 문제에 직면할 수 있습니다. 따라서 안정적인 데이터 백업은 기업의 연속성을 위한 가장 기본적인 안전장치라 할 수 있습니다.
데이터 유실의 주요 원인
데이터는 다양한 원인으로 인해 사라질 수 있습니다. 갑작스러운 하드웨어 고장, 바이러스나 랜섬웨어 감염, 혹은 사용자의 사소한 실수가 돌이킬 수 없는 결과를 낳기도 합니다. 특히 최근에는 디지털 전환(DT)이 가속화되면서 사이버 공격의 위협이 더욱 커지고 있어, 체계적인 데이터 관리의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 중요한 재무제표, 즉 손익계산서, 재무상태표, 현금흐름표 등이 한순간에 무용지물이 될 수 있습니다.
안전한 데이터 관리를 위한 첫걸음, 로컬 백업
가장 전통적이면서도 확실한 방법 중 하나는 데이터를 별도의 물리적 저장 공간에 보관하는 것입니다. 이는 ERP 정보관리사 자격증 시험에서도 강조되는 기본적인 회계 실무 지식 중 하나입니다. 더존 스마트A(Smart A)나 아이큐브(iCUBE) 같은 구축형 ERP를 사용하는 많은 중소기업이 이 방법을 활용하고 있습니다.
주기적인 수동 백업 방법
수동 백업은 사용자가 직접 백업 시점과 저장 위치를 결정하는 방식입니다. 일반적으로 일일 마감, 주간 마감, 월말 결산 등 중요한 회계 처리가 끝나는 시점에 진행하는 것이 좋습니다. 백업한 데이터는 사무실 내 컴퓨터가 아닌, USB나 외장 하드 드라이브에 저장하여 별도로 보관해야 합니다. 이는 사무실에 화재나 침수 등 물리적인 재해가 발생했을 때 데이터를 안전하게 지킬 수 있는 방법입니다.
로컬 백업 시 고려사항
| 장점 | 단점 |
|---|---|
| 인터넷 연결 없이 백업 가능 | 백업을 잊어버리기 쉬움 |
| 데이터를 직접 통제하고 관리 | 저장 장치의 분실 및 파손 위험 |
| 추가적인 비용 발생이 적음 | 랜섬웨어 감염 시 백업 파일도 위험 |
차세대 데이터 관리, 클라우드 ERP 활용
최근 많은 중견기업과 대기업을 중심으로 클라우드 ERP 도입이 활발해지고 있습니다. 더존의 위하고(Wehago)나 비즈온(Bizon)과 같은 클라우드 기반 솔루션은 데이터 백업과 보안 측면에서 구축형 ERP보다 훨씬 강력한 기능을 제공합니다. 클라우드 서버에 데이터가 실시간으로 저장되고 전문적인 보안 시스템에 의해 관리되므로 데이터 유실에 대한 걱정을 크게 덜 수 있습니다.
클라우드 ERP의 자동 백업과 보안
클라우드 ERP의 가장 큰 장점은 바로 ‘자동화’입니다. 사용자가 별도로 신경 쓰지 않아도 데이터가 주기적으로 자동 백업되며, 여러 복사본으로 분산 저장되어 특정 서버에 문제가 생겨도 데이터를 안전하게 복구할 수 있습니다. 또한, 강력한 보안 시스템은 외부의 해킹 시도나 바이러스로부터 데이터를 보호하여 기업의 경영 정보를 안전하게 지켜줍니다. 이는 경영 효율화는 물론, 실시간 정보 공유를 통한 신속한 의사결정 지원에도 큰 도움이 됩니다.
구축형 ERP vs 클라우드 ERP 비교
- 데이터 접근성: 구축형 ERP는 주로 사내 네트워크에서만 접속이 가능하지만, 클라우드 ERP는 인터넷만 연결되면 언제 어디서든 모바일 지원을 통해 접속할 수 있어 재택근무나 외근 시에도 편리합니다.
- 유지보수: 구축형은 서버 관리, 업데이트, 보안 패치 등을 기업이 직접 책임져야 하지만, 클라우드는 서비스 제공업체에서 모두 관리하므로 IT 인력이 부족한 중소기업에 유리합니다.
- 비용: 초기 도입 비용은 구축형이 높지만, 클라우드는 구독료 방식으로 지불하여 초기 부담이 적습니다. 장기적인 관점에서 총소유비용(TCO)을 비교하여 기업 상황에 맞는 도입 컨설팅을 받는 것이 좋습니다.
백업만큼 중요한 데이터 복구 계획
데이터를 백업하는 것만큼이나 중요한 것이 바로 ‘복구’하는 방법을 명확히 알고 있는 것입니다. 아무리 백업을 잘 해두었더라도, 정작 필요한 순간에 데이터를 복구하지 못한다면 아무 소용이 없습니다. 따라서 정기적으로 백업 파일이 정상적으로 생성되었는지, 그리고 그 파일을 이용해 데이터를 완벽하게 복원할 수 있는지 테스트하는 과정이 반드시 필요합니다.
체계적인 복구 절차 수립
데이터 복구 절차를 문서화하여 누구나 쉽게 따라 할 수 있도록 매뉴얼을 만들어두는 것이 좋습니다. 이 매뉴얼에는 백업 데이터의 위치, 복구 프로그램 사용법, 비상시 연락할 유지보수 업체나 더존 고객센터 연락처 등을 포함해야 합니다. 특히, 전산세무나 전산회계 실무를 담당하는 경리 업무 담당자가 바뀌더라도 업무 공백이 생기지 않도록 하는 중요한 내부통제 절차이기도 합니다. 데이터 관리의 핵심은 자동화된 시스템과 함께 그것을 운영하는 사람의 체계적인 관리 습관에 달려있다는 점을 기억해야 합니다.
