큰마음 먹고 도입한 ERP 더존 회계 프로그램, 혹시 장밋빛 미래 대신 직원들의 원성과 늘어난 업무에 골치 아프신가요? “업무 효율성이 올라갈 겁니다”라는 말만 믿고 도입했는데, 오히려 데이터는 꼬이고 재무제표 마감은 더 늦어지고 있나요? 비싼 돈 들여 구축한 시스템이 애물단지가 되어버린 이 상황, 바로 당신의 이야기일 수 있습니다. 많은 기업이 야심 차게 디지털 전환(DT)을 외치며 ERP 시스템을 도입하지만, 안타깝게도 상당수가 비슷한 실패를 경험합니다.
ERP 더존 회계 프로그램, 실패를 피하는 핵심 3줄 요약
- 우리 회사에 맞는 옷 찾기: 무조건 비싸고 기능 많은 프로그램이 정답은 아닙니다. 회사의 규모, 업종, 그리고 미래 성장 가능성까지 고려하여 클라우드 ERP, 구축형 ERP 등 최적의 솔루션을 선택해야 합니다.
- ‘모두’의 참여와 공감대 형성: ERP는 회계팀만의 프로그램이 아닙니다. 경영진의 확고한 의지 아래, 회계 관리, 인사 관리, 영업 관리 등 모든 현업 부서가 도입 초기부터 적극적으로 참여하고 충분한 교육을 받아야 합니다.
- 욕심은 금물, 차근차근 단계별 접근: 모든 기능을 한 번에 도입하려는 과욕은 실패의 지름길입니다. 전표 관리, 자금 관리 등 핵심적인 기능부터 단계적으로 적용하고 안정화시켜 나가며 점차 확대하는 전략이 필요합니다.
황금률 1: 목표를 명확히 하라
단순히 ‘업무 효율성 증대’나 ‘비용 절감’과 같은 추상적인 목표는 실패하기 쉽습니다. ERP 도입을 결정했다면, 가장 먼저 ‘왜’ 도입하는지에 대한 구체적이고 측정 가능한 목표를 설정해야 합니다. 예를 들어, ‘결산 기간을 5일 단축한다’, ‘재고 관리 정확도를 99%까지 높인다’, ‘전자세금계산서 처리 시간을 50% 줄인다’와 같이 명확한 목표는 프로젝트의 방향을 잡아주는 등대 역할을 합니다. 이는 향후 시스템의 성공 여부를 판단하는 기준이 되며, 모든 의사결정 과정에서 길잡이가 되어줄 것입니다. 경영 정보 시스템의 핵심은 정확한 데이터 분석을 통해 신속한 의사결정을 지원하는 데 있습니다.
황금률 2: 우리 회사 맞춤 ERP 선택이 핵심
ERP 더존 회계 프로그램은 다양한 라인업을 갖추고 있습니다. 우리 회사에 맞지 않는 옷을 억지로 입으면 불편할 수밖에 없습니다. 회사의 규모, 업종, 업무 프로세스를 철저히 분석하여 가장 적합한 솔루션을 선택해야 합니다. 예를 들어, 중소기업이라면 초기 구축 비용 부담이 적고 유지보수가 편리한 클라우드 ERP 형태의 ‘위하고(Wehago)’가 합리적인 선택이 될 수 있습니다. 반면, 특정 업종에 특화된 기능이나 우리 회사만의 독특한 업무 프로세스를 반영해야 하는 중견기업 및 대기업이라면, 맞춤형 설정이 용이한 구축형 ERP ‘아이큐브(iCUBE)’나 ‘비즈온(BizOn)’이 더 적합할 수 있습니다.
| 구분 | 클라우드 ERP (예: 더존 위하고) | 구축형 ERP (예: 더존 아이큐브) |
|---|---|---|
| 도입 비용 | 초기 도입 비용이 낮고 월 사용료 기반 | 초기 구축 비용(라이선스, 서버 등)이 높음 |
| 유지보수 | 서비스 제공 업체가 담당 (업데이트, 백업 자동) | 자체적인 유지보수 인력 또는 별도 계약 필요 |
| 커스터마이징 | 제한적이나, 제공되는 기능 내에서 유연하게 사용 | 회사의 특수한 요구사항에 맞춰 자유로운 개발 가능 |
| 적합 기업 | 중소기업, 스타트업, 빠른 도입이 필요한 기업 | 중견/대기업, 업종별 특수성이 강한 기업 |
황금률 3: 경영진의 확고한 지원과 의지
ERP 도입은 단순히 새로운 회계 소프트웨어를 설치하는 것이 아니라, 기업의 업무 프로세스 전체를 혁신하는 경영 전략의 일환입니다. 따라서 최고 경영진의 강력한 리더십과 지속적인 관심이 프로젝트 성공의 가장 중요한 동력입니다. 경영진은 도입의 필요성을 전 직원에게 명확히 알리고, 변화에 대한 저항을 극복할 수 있도록 지원해야 합니다. 또한, 도입 과정에서 발생하는 다양한 부서 간의 의견 충돌을 조율하고, 필요한 자원을 아낌없이 투입하는 등 적극적인 역할을 수행해야 합니다.
황금률 4: 현업 담당자의 목소리에 귀 기울여라
새로운 시스템의 최종 사용자는 현업 담당자입니다. 그들의 참여와 협조 없이는 성공적인 도입이 불가능합니다. 회계 관리, 인사 관리, 급여 관리, 재고 관리 등 각 부서의 실무자들이 프로젝트 초기 단계부터 참여하여 현재 업무의 문제점과 요구사항을 적극적으로 개진할 수 있는 환경을 만들어야 합니다. 사용자 인터페이스(UI)와 사용자 경험(UX)이 얼마나 편리한지, 실제 업무 처리에 불편함은 없는지 꼼꼼하게 테스트하고 피드백을 반영하는 과정이 필수적입니다. 이 과정을 통해 ‘회사가 시켜서 어쩔 수 없이 쓰는 프로그램’이 아닌 ‘내 업무를 편하게 해주는 프로그램’으로 인식될 수 있습니다.
황금률 5: 충분한 교육은 선택이 아닌 필수
아무리 좋은 기능이 많아도 사용법을 모르면 무용지물입니다. 더존 사용법에 대한 체계적이고 반복적인 교육은 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 특히 분개, 계정과목 설정, 전표 관리, 마감 등 회계 처리의 기본부터 부가세 신고, 원천세 신고, 연말정산과 같은 세무 신고 기능까지 실무에 꼭 필요한 내용 중심으로 교육 커리큘럼을 구성해야 합니다. 필요하다면 ERP 정보관리사, 전산회계, 전산세무 등 관련 더존 자격증 취득을 장려하여 직원들의 프로그램 활용 능력을 높이는 것도 좋은 방법입니다. 더존 고객센터나 교육 프로그램을 적극 활용하는 것도 추천합니다.
황금률 6: 한 걸음씩, 단계별 도입 전략
모든 모듈(회계, 인사, 급여, 생산, 물류 등)을 한 번에 다 적용하려는 ‘빅뱅’ 방식은 위험 부담이 매우 큽니다. 초기에는 회계 관리나 급여 관리처럼 가장 핵심적이고 시급한 모듈부터 도입하여 성공적으로 안착시키는 것이 중요합니다. 하나의 모듈이 안정화되면, 그 성공 경험을 바탕으로 다음 모듈로 확장해 나가는 단계적인 접근 방식이 변화에 대한 조직의 저항을 줄이고 실패 확률을 낮출 수 있습니다. 데이터 이관 역시 마찬가지입니다. 과거의 모든 데이터를 한 번에 옮기기보다는, 필수적인 데이터부터 점진적으로 이관하고 검증하는 신중함이 필요합니다.
황금률 7: 도입은 끝이 아닌 시작, 지속적인 관리
ERP 시스템은 살아있는 유기체와 같습니다. 도입이 완료되었다고 해서 모든 것이 끝나는 것이 아닙니다. 변화하는 세법이나 IFRS, 일반기업회계기준을 신속하게 반영하기 위한 지속적인 업데이트와 업그레이드가 필수적입니다. 또한, 시스템을 사용하면서 발생하는 문제에 신속하게 대응할 수 있는 유지보수 체계를 갖추어야 합니다. 정기적인 데이터 백업과 보안 점검을 통해 소중한 경영 정보를 안전하게 지키는 것은 기본입니다. 시스템 도입만큼이나 안정적인 운영과 관리가 장기적인 성공을 좌우한다는 사실을 잊지 말아야 합니다.
